Is jouw proces geschikt voor AI?

Wanneer is een proces geschikt voor AI?

Een proces is geschikt voor AI als het vaak voorkomt, merkbaar tijd kost en draait om informatie die je moet lezen of interpreteren: e-mails sorteren, gegevens uit pdf’s halen, klantvragen beantwoorden of documenten samenvatten. Daar is AI sterk in, omdat het met wisselende formuleringen en opmaak overweg kan waar vaste regels vastlopen.

Minstens zo belangrijk is wat er gebeurt als het misgaat. AI maakt fouten, en soms klinkt een fout antwoord heel overtuigend. Een proces waarin een medewerker het resultaat snel kan nakijken, of waarin een fout weinig schade doet, is daarom een betere start dan een proces waarin elke beslissing direct en zonder controle doorgaat.

De derde voorwaarde is data. AI moet bij de gegevens kunnen en het resultaat ergens kwijt kunnen. Als de informatie verspreid staat over mailboxen en Excel-bestanden, of in een systeem zonder koppeling, gaat de meeste tijd naar het verzamelen en terugzetten van gegevens en niet naar het slimme deel.

Zo werkt de AI-scan

Kies één concreet proces, zoals "inkomende facturen verwerken" of "offerteaanvragen beantwoorden", en beantwoord tien meerkeuzevragen. Hoe specifieker het proces, hoe bruikbaarder de uitslag. Een hele afdeling of "onze administratie" is te breed om zinnig te beoordelen.

De vragen vallen in vier onderdelen: volume en tijdwinst, geschiktheid van de invoer, risico en controle, en data en koppelingen. Per onderdeel krijg je een score van 0 tot 100 met een concrete volgende stap. Daarnaast kijkt de scan of het werk echt interpretatie vraagt, of dat vaste regels volstaan.

Het hoofdadvies is een van vier uitkomsten: AI is een goede eerste stap, begin met klassieke automatisering, zorg eerst dat data en koppelingen op orde zijn, of automatiseer nu (nog) niet. Ook die laatste uitkomst is waardevol: hij voorkomt dat je investeert in iets wat zich niet terugbetaalt.

AI of klassieke automatisering met vaste regels?

Niet alles wat geautomatiseerd kan worden, heeft AI nodig. Komt de invoer binnen als vaste velden uit een formulier of export, en kun je de beslissing opschrijven als "als dit, dan dat", dan is een workflow met vaste regels goedkoper, sneller en voorspelbaarder. Je weet precies wat hij doet en waarom.

AI wordt interessant zodra er tekst, documenten met wisselende opbouw of inschattingen in het spel zijn. Een veelgebruikte aanpak is een combinatie: vaste regels doen het voorspelbare werk, AI haalt informatie uit ongestructureerde invoer of doet een voorstel, en een medewerker beoordeelt de twijfelgevallen.

Veelgemaakte fouten bij een eerste AI-project

De meest gemaakte fout is te groot beginnen. Een project dat in één keer een heel proces moet overnemen, strandt vaak op uitzonderingen die niemand had voorzien. Begin met één stap, laat een mens meekijken en breid pas uit als je weet hoe vaak het resultaat klopt.

Een tweede fout is niet meten. Leg vooraf vast hoeveel tijd het proces nu kost en hoe vaak er fouten in zitten. Zonder die nulmeting kun je achteraf niet zeggen of de oplossing iets oplevert. Bewaar ook een set echte voorbeelden, inclusief lastige gevallen, om elke nieuwe versie mee te testen.

Tot slot wordt privacy vaak te laat bekeken. Gaat het om persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie, zoek dan vooraf uit waar de data verwerkt wordt, welke afspraken er met de leverancier zijn en of je een verwerkersovereenkomst nodig hebt.