Bestelpunt en veiligheidsvoorraad berekenen

Bestelpunt berekenen: wanneer moet je bijbestellen?

Het bestelpunt is het voorraadniveau waarop je een nieuwe bestelling plaatst. De gedachte is eenvoudig: tussen het moment van bestellen en het moment van ontvangen verkoop of verbruik je gewoon door. Je moet dus bestellen als er nog net genoeg ligt om die levertijd te overbruggen, plus een buffer voor tegenvallers. Als formule: bestelpunt = gemiddeld verbruik per dag × levertijd in dagen + veiligheidsvoorraad.

Vul in de calculator je gemiddelde verbruik in, per dag of per week, en de levertijd in dagen. Let op dat je verbruik en levertijd in dezelfde soort dagen telt: verkoop je vijf dagen per week en zegt je leverancier tien werkdagen, kies dan vijf dagen per week. Kies vervolgens hoe je de veiligheidsvoorraad wilt berekenen en vul de kosten in voor de bestelgrootte. De uitkomst laat de formules met jouw getallen zien, zodat je ze kunt narekenen of in je eigen systeem kunt overnemen.

Vergelijk het bestelpunt met je voorraadpositie, niet alleen met wat er fysiek op de plank ligt. De voorraadpositie is de voorraad plus wat al besteld maar nog niet geleverd is, min wat al voor klanten gereserveerd is. Vooral bij lange levertijden staan er vaak meerdere bestellingen tegelijk open, en dan bestel je dubbel als je alleen naar de plank kijkt.

Veiligheidsvoorraad: eenvoudig of statistisch

De eenvoudige methode gaat uit van een drukke maar realistische periode: veiligheidsvoorraad = hoogste verbruik × langste levertijd − gemiddeld verbruik × gemiddelde levertijd. Dat is goed uit te leggen en heeft weinig data nodig. Het nadeel is dat de uitkomst sterk afhangt van wat je als maximum kiest, en dat je niet weet hoeveel zekerheid je ermee koopt.

De statistische methode gebruikt de spreiding van je verbruik, uitgedrukt als standaardafwijking per dag, en een gewenste leverbetrouwbaarheid. Bij 95 procent hoort een z-waarde van 1,64, bij 99 procent 2,33. De veiligheidsvoorraad is dan z × standaardafwijking × √levertijd. Schommelt ook de levertijd, dan gebruik je de combinatieformule: z × √(levertijd × σverbruik² + verbruik² × σlevertijd²). Een onbetrouwbare leverancier kost je zo zichtbaar extra voorraad.

Leverbetrouwbaarheid betekent hier: het deel van de bestelrondes waarin je niet misgrijpt. Van 95 naar 99 procent lijkt een kleine stap, maar de veiligheidsvoorraad stijgt daarbij met ruim 40 procent. Stem het niveau daarom af per artikelgroep: hoog voor snellopers en artikelen waar klanten niet op willen wachten, lager voor artikelen die makkelijk na te leveren zijn.

Economische bestelgrootte (EOQ) en de beperkingen ervan

De economische bestelgrootte, ook wel EOQ of formule van Camp of Wilson, beantwoordt de vraag hoeveel je per keer moet bestellen. Vaak kleine orders kosten veel aan bestelkosten: tijd voor bestellen, ontvangst, controle en factuurverwerking. Grote orders kosten veel aan voorraadkosten: rente op het geïnvesteerde geld, opslagruimte, verzekering, veroudering en derving. De EOQ = √(2 × jaarvraag × bestelkosten ÷ voorraadkosten per stuk per jaar) ligt precies op het punt waar die twee kostensoorten even groot zijn.

Voorraadkosten worden vaak uitgedrukt als percentage van de inkoopprijs per jaar; een vaak genoemde vuistregel is 15 tot 30 procent, afhankelijk van rente, ruimte en het risico op incourantheid. Reken het voor je eigen situatie uit, want de EOQ is gevoelig voor deze aanname, al valt dat mee: door de wortel geeft een twee keer zo hoge kostenvoet een ongeveer 30 procent kleinere bestelgrootte.

De EOQ gaat uit van een constante vraag, een vaste prijs en onbeperkte houdbaarheid. In de praktijk heb je te maken met staffelkortingen, minimale afnamehoeveelheden, vaste verpakkingseenheden, palletcoëfficiënten en een houdbaarheidsdatum (THT). Gebruik de EOQ daarom als vertrekpunt: rond af op een verpakkingseenheid, kijk of een staffel de hogere voorraadkosten goedmaakt, en bestel nooit meer dan je vóór de THT verkoopt.

Hoe een WMS dit automatisch doet

Een berekening voor één artikel is handig om te begrijpen hoe het werkt, maar een groothandel heeft honderden of duizenden artikelen met een eigen verbruik, leverancier en levertijd. Een goed ingericht WMS of ERP rekent bestelpunten en veiligheidsvoorraden periodiek opnieuw uit op basis van de echte verkoop- en ontvangsthistorie, en maakt automatisch bestelvoorstellen zodra de voorraadpositie onder het bestelpunt zakt.

Daarbij houdt het systeem rekening met wat een spreadsheet lastig maakt: seizoenen en trends, open inkooporders, reserveringen, minimale afname en verpakkingseenheden per leverancier, en de werkelijke levertijd zoals die uit de ontvangsten blijkt. Een veelgemaakte fout is bestelpunten één keer instellen en daarna nooit meer aanpassen, terwijl verbruik en levertijden veranderen. Herbereken ze daarom minstens per kwartaal, of laat het systeem dat doen.