Maatwerk of SaaS: wat is goedkoper?

Maatwerk software of SaaS: hoe vergelijk je de kosten?

Bij SaaS betaal je een abonnement per gebruiker per maand, meestal met een eenmalige implementatie erbij. Bij maatwerk betaal je vooraf voor de ontwikkeling en daarna jaarlijks voor onderhoud, hosting en uitbreidingen. Dat maakt een vergelijking op één moment misleidend: in het eerste jaar is SaaS bijna altijd goedkoper, terwijl het beeld na een paar jaar kan omdraaien.

Daarom rekent deze tool met de totale kosten over een looptijd van één tot zeven jaar, ook wel total cost of ownership genoemd. De grafiek toont de kosten cumulatief, zodat je ziet of en wanneer de lijnen elkaar kruisen. Dat kruispunt is het break-evenjaar: vanaf dan is maatwerk over de hele periode gezien goedkoper.

Vul bedragen exclusief btw in en gebruik offertes of je huidige facturen waar je die hebt. De ingevulde waarden bij het openen zijn voorbeelden om de werking te laten zien, geen richtprijzen.

Kosten die vaak vergeten worden

Aan de SaaS-kant zijn dat vooral de kosten rond het pakket: koppelingstools om het met je andere systemen te laten praten, extra modules, duurdere abonnementen voor functies die je later toch nodig hebt, en het handwerk dat overblijft omdat het pakket net niet aansluit op hoe je werkt. Ook jaarlijkse prijsverhogingen tellen over meerdere jaren flink op.

Aan de maatwerkkant wordt het onderhoud vaak onderschat. Software moet bijgehouden worden: beveiligingsupdates, nieuwe versies van onderliggende onderdelen, hosting en monitoring. Een jaarlijks bedrag van een substantieel percentage van de ontwikkelkosten is gebruikelijk. Reken daarnaast met uitbreidingen, want wensen veranderen zodra mensen met de software werken.

Afwegingen die niet in euro’s uit te drukken zijn

Eigendom: bij maatwerk ben je doorgaans eigenaar van de software of heb je een ruim gebruiksrecht. Bij SaaS huur je toegang; stopt het abonnement, dan stopt het gebruik. Leg bij maatwerk wel vast wie de broncode en de rechten heeft, en zorg dat je data bij SaaS in een bruikbaar formaat te exporteren is.

Vendor lock-in en maatwerk-fit: een SaaS-leverancier bepaalt de roadmap, de prijzen en welke koppelingen er zijn. Dat is prima zolang het pakket goed past. Wijkt je werkwijze af van wat het pakket verwacht, dan ga je je proces aanpassen aan de software in plaats van andersom. Maatwerk sluit aan op je proces, maar vraagt dat je dat proces goed kunt beschrijven.

Onderhoudsrisico: bij SaaS draagt de leverancier het onderhoud. Bij maatwerk ben je afhankelijk van de partij die het gebouwd heeft, of van documentatie die goed genoeg is om het over te dragen. Vraag daarom naar gangbare technologie, documentatie en afspraken over overdracht.

Wanneer kies je voor maatwerk?

Maatwerk is vooral het overwegen waard als je proces je onderscheidt van concurrenten, als je veel gebruikers hebt waardoor licenties flink oplopen, of als je nu meerdere pakketten aan elkaar knoopt met workarounds. Voor standaardprocessen zoals boekhouding of e-mail is een goed SaaS-pakket bijna altijd de verstandige keuze.

Vaak is het ook geen of-of: een standaardpakket voor de basis met een maatwerkkoppeling of een klein maatwerkonderdeel voor het stuk dat het pakket niet goed kan. Reken die variant dan door door de koppelingskosten aan de SaaS-kant in te vullen.